Studio Nexa

Quando abbiamo conosciuto Studio Nexa, lo studio lavorava su un'infrastruttura che si era stratificata negli anni e che iniziava a mostrare più di una crepa.

Tutti i dati vivevano su un server fisico nella sede di Brescia. La sede di Sarezzo ci accedeva collegandosi in VPN attraverso Internet, e questo la rendeva sistematicamente più lenta: ogni file doveva fare avanti e indietro sulla rete prima di aprirsi.

Le chat di lavoro passavano da Skype, che però Microsoft ha dismesso definitivamente il 5 maggio 2025, invitando tutti a spostarsi su Teams. Continuare non era più un'opzione, perché senza intervenire lo studio avrebbe perso di colpo il suo canale di comunicazione interno.

C'erano poi altri nodi rimasti in sospeso. Sui computer convivevano versioni di Office diverse, dal 2010 al 2021, con il rischio concreto di file che non si aprivano bene passando da una postazione all'altra. Il backup esisteva, ma era conservato nella stessa sede del server, quindi in caso di incendio o allagamento dati e copia di sicurezza sarebbero spariti insieme. E la rubrica dei contatti era spezzettata in tre o quattro copie Excel, senza che nessuno sapesse più quale fosse quella giusta.

Abbiamo portato dati, collaborazione e comunicazione dentro un unico ambiente Microsoft 365, procedendo un passo alla volta e senza mai fermare l'attività dello studio.

Il primo passo è stato dare a ognuna delle 30 persone un account Microsoft 365 Business Standard. È stata anche l'occasione giusta per aggiornare e allineare tutti i pacchetti Office e mettere in regola le licenze, chiudendo una volta per tutte il capitolo delle versioni miste.

Poi abbiamo attivato il backup dei computer su OneDrive. Desktop, documenti e cartelle principali di ciascuno vengono ora sincronizzati in automatico, e il vantaggio si vede subito quando un PC si guasta o va sostituito, perché basta un login per ritrovare tutto al suo posto.

Le cartelle condivise che prima stavano sul server le abbiamo ricreate su SharePoint, organizzate dentro i team di Microsoft Teams: amministrazione, gestione aziendale, clienti e così via. A quel punto il server fisico non serviva più, e lo abbiamo spento.

Il passaggio al cloud ha portato anche funzioni che prima erano semplicemente impossibili. I dati sono ridondati geograficamente, ogni file conserva lo storico delle versioni, due persone possono lavorare sullo stesso documento nello stesso momento e il salvataggio è automatico, così non si perde niente nemmeno se si spegne il computer. Abbiamo chiuso con mezza giornata di formazione sulle chat, sul calendario e sui contatti condivisi.

Nel complesso, dal primo contatto alla consegna è passato circa un mese, mentre la migrazione vera e propria si è svolta in un solo weekend.

Il lavoro non si ferma qui. Il prossimo passo è spostare le caselle di posta da POP a Microsoft Exchange, così anche le email finiscono in cloud e diventa possibile costruire regole e automazioni.

Con gestionale, posta e Teams tutti online, il backup dei singoli computer diventa quasi superfluo e si apre la strada alle postazioni condivise, dove ognuno si siede dove capita e ritrova il proprio ambiente di lavoro semplicemente accedendo con il suo utente. Nel frattempo restiamo il punto di riferimento IT dello studio, con supporto continuativo.